Błędy zdarzają się zawsze, nie myli się tylko ten kto nic nie robi, a w związku z tym zdarzają się też reklamacje. Według prawa na rozparzenie reklamacji od momentu zgłoszenia firma ma 14 dni, w przypadku gdy nie damy klientowi odpowiedzi to z automatu przyjmuje się, że racje poszkodowanego są zasadne.
Oczywiście im więcej transakcji tym więcej klientów i więcej reklamacji, w pewnym momencie ich obsługa może stać się uciążliwa i wymagać wypracowania jakiejś procedury, aby sprawnie i skutecznie obsługiwać reklamacje. W oferowanym przez nas systemie będzie przygotowany moduł do obsługi reklamacji.
Rozpatrywania reklamacji rozpoczynamy od wprowadzenia opisu reklamacji, gdzie możemy też dodać załącznik oraz przypisać reklamację do odpowiedniego działu. Cały proces rozpatrywania reklamacji jest następnie rozgrywany tylko w systemie, tak aby na każdym etapie była możliwość sprawdzenia statusu reklamacji, aż do momentu jest uznania lub odrzucenia. Dodatkowo w przypadku gdy po tygodniu reklamacja nie zostanie zakończona, system automatycznie wyśle mail z przypomnieniem do osoby która dodała reklamację oraz do kierownika danego działu i opiekuna danego klienta.
Tak rozwiązany proces rozpatrywania reklamacji, umożliwi stałą kontrolę, a w przypadku pominięcia jakiejś reklamacji daje możliwość reakcji zanim minie ustawowy czas 14 dni. Oczywiście cały moduł reklamacji jest zwieńczony możliwością utworzenia raportu, który może dać pogląd na ilość reklamacji oraz na roszczeniowość niektórych klientów.