Pamięć człowiek jest ulotna, szczególnie w natłoku wielu spraw, niektóre rzeczy mogą umknąć, o ile są to mało istotne rzeczy to nie ma problemu, jednakże gdy zapomnimy, że należy przedłużyć umowę naszemu klientowi to jest to już spory problem.
Nasz system CRM jest wyposażony w funkcjonalność takich przypomnień. Jeśli jest to umowa testowa, to opiekun klienta jest informowany o końcu umowy w momencie, gdy do jej zakończenia pozostało 7 dni.
W przypadku, gdy jest to normalna umowa i jest określona jej data końcowa, to system przypomni o jej końcu 30 dni wcześniej.
Dodatkowo system kontroli umów sprawdza też wykorzystanie budżetu. Część umów (zazwyczaj przetargowych) ma określony maksymalny budżet, w takim przypadku system sprawdza ten budżet w oparciu o system mid-office i w momencie, gdy zostanie wykorzystany w 90% informuje o tym opiekuna danego kontrahenta.
Ponadto wszyscy kontrahenci, którym kończy się umowa są wyświetlani w odpowiednim miejscu na stronie startowej systemu, tak by nie dopuścić do sytuacji, że klient pozostał bez umowy np. w przypadku dłuższej nie obecności lub zwolnienia dotychczasowego opiekuna kontrahenta.